Multe dintre societățile, persoanele fizice autorizate și întreprinderile individuale înregistrate în România înainte de 1 ianuarie 2025 au încă obiectul de activitate exprimat în coduri CAEN Rev. 2. Termenul de actualizare a codurilor CAEN la versiunea Rev. 3 expiră la 25 septembrie 2026, iar la data publicării acestui articol au mai rămas mai puțin de treizeci de zile. Întrebarea pe care ne-o adresează cel mai des clienții noștri este: ce se întâmplă dacă termenul este depășit?
În cele ce urmează prezentăm cadrul legal al actualizării codurilor CAEN, termenul și modul în care a fost calculat, regimul real al sancțiunilor și consecințele practice ale nerespectării termenului.
Ce înseamnă trecerea de la CAEN Rev. 2 la CAEN Rev. 3
Clasificarea activităților din economia națională a fost actualizată prin Ordinul președintelui Institutului Național de Statistică nr. 377/2024, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 385 din 25 aprilie 2024. Potrivit art. 2 din ordin, noua clasificare a intrat în vigoare la 1 ianuarie 2025. Actualizarea a fost impusă de armonizarea cu nomenclatorul european NACE Rev. 2.1, astfel cum a fost stabilit prin Regulamentul delegat (UE) 2023/137 al Comisiei din 10 octombrie 2022, de modificare a Regulamentului (CE) nr. 1893/2006.
Este important de înțeles că nu vorbim despre o simplă renumerotare. Unele clase de activități au fost păstrate identic, altele au fost divizate în două sau mai multe clase noi, iar altele au fost comasate ori mutate în cu totul altă diviziune. Există și situații în care unei clase din Rev. 2 îi corespund mai multe clase din Rev. 3, ceea ce înseamnă că profesionistul trebuie să aleagă, pe baza activității reale, ce cod i se potrivește. Din acest motiv, actualizarea nu este o operațiune pur formală, ci presupune o reanalizare a obiectului de activitate.
Entitățile înregistrate în registrul comerțului începând cu 1 ianuarie 2025 au fost înmatriculate direct cu coduri CAEN Rev. 3 și nu au nimic de făcut. Obligația de actualizare privește exclusiv profesioniștii înregistrați anterior acestei date, indiferent de forma juridică: SRL, SA, SNC, SCS, SCA, dar și PFA, întreprinderi individuale și întreprinderi familiale.
Termenul limită de actualizare
Termenul de actualizare este 25 septembrie 2026 și a fost stabilit prin Hotărârea Guvernului nr. 284 din 20 martie 2025 pentru modificarea Hotărârii Guvernului nr. 656/1997 privind aprobarea Clasificării activităților din economia națională – CAEN, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 257 din 25 martie 2025.
Prin acest act normativ a fost modificat art. 5^1 din Hotărârea Guvernului nr. 656/1997. Alineatul (2) al articolului prevede că actualizarea codurilor CAEN se realizează treptat, în acest scop fiind stabilită o perioadă de implementare de 18 luni care curge de la data intrării în vigoare a unei versiuni CAEN actualizate. Articolul II din Hotărârea Guvernului nr. 284/2025 stabilește expres că, în ceea ce privește versiunea CAEN Rev. 3, termenul de 18 luni începe să curgă de la data intrării în vigoare a acestei hotărâri.
Cum hotărârea a intrat în vigoare la 25 martie 2025, prin publicarea în Monitorul Oficial, perioada de implementare se împlinește la 25 septembrie 2026. Aceasta este data pe care o comunică și Oficiul Național al Registrului Comerțului în informările sale publice și, până la acest moment, nu a fost adoptat niciun act normativ de prelungire a ei.
Consecința juridică directă a expirării termenului rezultă din chiar art. 5^1 alin. (3): după 25 septembrie 2026 încetează recunoașterea paralelă a celor două versiuni. Codurile CAEN Rev. 2 nu mai beneficiază de validitatea recunoscută anterior în relația cu autoritățile și cu terții.
Ce sancțiuni riscați dacă nu respectați termenul
La momentul actual nu există, în legislația în vigoare, o faptă contravențională care să constea în „neactualizarea codurilor CAEN la termen”.
Aceasta nu înseamnă însă că expunerea la sancțiuni este inexistentă. Ea are doar altă sursă și sancționează altceva. Art. LVI din Legea nr. 296/2023 privind unele măsuri fiscal-bugetare pentru asigurarea sustenabilității financiare a României pe termen lung interzice efectuarea de activități economice de către persoanele care nu sunt organizate în conformitate cu prevederile legale în vigoare, precum și efectuarea de activități economice în perioada în care acestea sunt suspendate. Nerespectarea acestei interdicții constituie contravenție, dacă fapta nu a fost săvârșită în astfel de condiții încât să constituie infracțiune, și se sancționează cu amendă de la 2.000 lei la 15.000 lei pentru persoanele fizice, respectiv de la 5.000 lei la 35.000 lei pentru persoanele juridice.
Legătura cu termenul din septembrie este indirectă, dar reală. Transpunerea codurilor în Rev. 3 obligă profesionistul să parcurgă lista activităților și să declare din nou, explicit, ce tip de activitate desfășoară.
Consecințele practice după 25 septembrie 2026
Efectul cel mai concret al depășirii termenului nu este amenda, ci blocajul administrativ, iar acesta se manifestă deja în practică.
În primul rând, Registrul comerțului solicită, în practică, actualizarea obiectului de activitate la Rev. 3 odată cu orice altă mențiune depusă. Schimbarea sediului social, cesiunea de părți sociale, numirea unui nou administrator, majorarea capitalului social sau înființarea unui punct de lucru ajung astfel să depindă de recodificare. După 25 septembrie 2026, această practică devine regula, întrucât dispare temeiul care recunoștea valabilitatea paralelă a codurilor Rev. 2.
În al doilea rând, este relevantă și relația cu administrația fiscală și cu celelalte autorități. După expirarea perioadei de implementare, instituțiile publice operează cu versiunea actualizată a clasificării. Neconcordanțele între codul înscris în registrul comerțului și cel din evidențele fiscale pot genera erori la vectorul fiscal, la depunerea declarațiilor sau la aplicarea regimurilor fiscale condiționate de codul CAEN principal.
În al treilea rând, consecințele se pot resimți și în relațiile comerciale. Certificatul constatator emis de registrul comerțului este documentul pe care îl solicită instituțiile bancare, autoritățile contractante în procedurile de achiziții publice și autoritățile de management în dosarele de finanțare. Un certificat care atestă un obiect de activitate exprimat într-o clasificare ieșită din uz poate atrage respingerea unei oferte sau a unei cereri de finanțare, mai ales acolo unde eligibilitatea este condiționată de deținerea unui anumit cod CAEN. Pentru societățile care participă frecvent la licitații, riscul este departe de a fi teoretic.
Alegerea noilor coduri CAEN
Alegerea codului principal are efecte fiscale și poate condiționa accesul la anumite regimuri de impozitare. Declarația-tip pe propria răspundere este documentul prin care asociatul/administratorul își asumă legalitatea desfășurării activităților declarate.
Actualizarea codurilor CAEN este, pentru multe societăți, o bună ocazie de a face curățenie în obiectul de activitate: eliminarea codurilor nefolosite și corelarea celor autorizate cu sediile reale. Echipa noastră asistă societăți din Cluj-Napoca și din întreaga țară în analiza corespondenței dintre codurile Rev. 2 și Rev. 3, în redactarea hotărârii asociaților și a actului constitutiv actualizat și în reprezentarea în fața registrului comerțului. Detalii despre asistența pe care o oferim companiilor găsiți pe pagina noastră de drept comercial și societar, iar lista completă a domeniilor în care intervenim este disponibilă în secțiunea servicii juridice.
Întrebări frecvente
Care este termenul limită de actualizare a codurilor CAEN Rev. 3?
Termenul este 25 septembrie 2026. El rezultă din perioada de implementare de 18 luni prevăzută la art. 5^1 alin. (2) din Hotărârea Guvernului nr. 656/1997, astfel cum a fost modificată prin Hotărârea Guvernului nr. 284/2025, publicată în Monitorul Oficial nr. 257 din 25 martie 2025. Termenul curge de la data intrării în vigoare a acestei hotărâri, potrivit art. II din cuprinsul ei.
Există amendă pentru neactualizarea codurilor CAEN până la 25 septembrie 2026?
Actele normative care reglementează actualizarea CAEN nu prevăd o contravenție pentru depășirea termenului. Riscul de sancționare există însă pentru desfășurarea efectivă de activități economice neautorizate, în temeiul art. LVI din Legea nr. 296/2023, cu amenzi de până la 35.000 lei pentru persoanele juridice.
Cine are obligația de a actualiza codurile CAEN?
Obligația privește toți profesioniștii înregistrați în registrul comerțului înainte de 1 ianuarie 2025, indiferent de forma juridică: societăți comerciale, persoane fizice autorizate, întreprinderi individuale și întreprinderi familiale. Entitățile înmatriculate începând cu 1 ianuarie 2025 au fost înregistrate direct cu coduri CAEN Rev. 3 și nu au obligații suplimentare.
Ce se întâmplă dacă am nevoie de o mențiune la ONRC și nu am actualizat codurile?
În practică, oficiile registrului comerțului solicită actualizarea obiectului de activitate la CAEN Rev. 3 în același dosar cu mențiunea dorită. Astfel, operațiuni precum schimbarea sediului social, cesiunea de părți sociale sau numirea unui administrator devin condiționate de recodificare.
Trebuie să autorizez toate codurile CAEN din actul constitutiv?
Toate codurile CAEN trecute în actul constitutiv trebuie autorizate fie la sediu, fie la punctul de lucru, fie la terți. Nu pot exista coduri CAEN în actul constitutiv care nu sunt autorizate nicăieri.
Se schimbă codul unic de înregistrare al firmei după actualizare?
Nu. Actualizarea obiectului de activitate potrivit CAEN Rev. 3 nu afectează codul unic de înregistrare și nici numărul de ordine în registrul comerțului.